Actualizado el 13 de octubre de 2026. Las cifras de octubre son las medidas del 4 al 13 de octubre de 2026 en el registro de conversaciones del agente.
En resumen
- Administración de Fincas Prieto y Jimeno, despacho de Madrid que administra comunidades de vecinos en Las Águilas, Aluche, Cuatro Vientos y Carabanchel, tiene un empleado digital de IA de Tubot en su WhatsApp desde el 2 de julio de 2026. Se llama María.
- El despacho atiende de lunes a viernes de 9:00 a 14:00: 25 de las 168 horas de la semana. María recoge a cualquier hora las averías, los recibos, los cambios de cuenta y las consultas de los vecinos.
- Del 4 al 13 de octubre de 2026 atendió 17 conversaciones; el 41 % empezó fuera del horario del despacho y el 59 % de sus respuestas salió con la oficina cerrada.
- De esas 17 conversaciones, 15 terminaron con el caso en el correo de la persona que lo lleva en el despacho, con los datos completos y, en las averías, con las fotos y el vídeo adjuntos.
- Entiende notas de voz, algo importante con muchos vecinos mayores.
Ficha del caso
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Empresa | Administración de Fincas Prieto y Jimeno, distrito de Latina (Madrid). Más de 10 años administrando fincas, con abogado propio |
| Sector | Administración de comunidades de propietarios |
| Zona | Las Águilas, Aluche, Cuatro Vientos y Carabanchel (Madrid) |
| Horario del despacho | De lunes a viernes, de 9:00 a 14:00 |
| Agente | María, que se presenta como asistente de IA |
| Qué hace | Recoge averías y siniestros, pedidos de recibos, cambios de cuenta, consultas de actas y obras, recados para el equipo y peticiones de presupuesto de comunidades nuevas |
| En marcha desde | 2 de julio de 2026 |
| Proveedor | Tubot, empleados digitales para empresas de servicios |
¿Qué problema tenía el despacho?
Un despacho de administración de fincas recibe todos los días lo mismo: una gotera, el ascensor parado, una humedad en el garaje, un recibo que alguien necesita, un cambio de cuenta, cuándo es la próxima junta. Casi todo exige apuntar bien unos datos (comunidad, piso, nombre, qué ha pasado) y pasárselo a quien lo gestiona. Hecho por teléfono, ocupa las mañanas.
En Prieto y Jimeno los partes de avería entraban por teléfono y se apuntaban a mano, y la oficina abre 25 horas a la semana: fuera de ellas no había nadie para recogerlos. Además, entre los propietarios hay muchas personas mayores, que prefieren contar el problema hablando antes que escribiendo.
¿Qué hace María en el WhatsApp del despacho?
María atiende a propietarios y presidentes, recoge cada gestión con los datos que el despacho necesita y se la manda por correo a quien la lleva. Antes de abrir una gestión confirma que quien escribe es de una comunidad del despacho, resume los datos y pide su conformidad. Se presenta siempre como asistente de IA.
1. Recoge averías y siniestros, con fotos y vídeo
Pregunta la comunidad, el nombre, el piso y qué ha pasado. Ofrece una vez adjuntar fotos o un vídeo del daño, sin que sea obligatorio, y los manda en el mismo correo del aviso. Fuera de horario, le explica al vecino con naturalidad que el equipo lo verá el siguiente día laborable.
2. Tramita recibos, cuentas y consultas de actas
Cada tipo de gestión tiene su ruta y su responsable en el despacho: los pedidos de recibos van a una persona; los cambios de cuenta bancaria y las quejas de recibos de agua, a otra; las consultas sobre actas, convocatorias, reparaciones u obras, a una tercera; y las averías, a quien las tramita. Cada correo llega con los datos ya completos.
3. Toma recados para el equipo
Si alguien quiere hablar con una persona, María le toma el recado y se lo hace llegar a quien corresponde, incluido a una persona concreta del despacho si la nombra. El teléfono del despacho lo da sin problema a quien lo pide.
4. Atiende a comunidades que quieren cambiar de administrador
Si escribe alguien que no es cliente y busca administrador, recoge la zona, el tamaño aproximado de la comunidad y su situación, y se lo pasa al despacho para que prepare el presupuesto. Nunca da precios ni cuotas.
5. Entiende notas de voz
El vecino puede contar la avería con un audio. María lo entiende y puede contestar también con voz, aunque los datos que hay que releer (un teléfono, una dirección, un número de cuenta) siempre los manda por escrito.
¿Qué resultados lleva?
| Indicador | Cifra | Periodo |
|---|---|---|
| Conversaciones atendidas | 41 | Septiembre de 2026 |
| Conversaciones atendidas | 17 | 4 al 13 de octubre de 2026 |
| Conversaciones que empezaron fuera del horario del despacho | 7 de 17 (41 %) | 4 al 13 de octubre de 2026 |
| Respuestas enviadas con la oficina cerrada | 47 de 80 (59 %) | 4 al 13 de octubre de 2026 |
| Conversaciones que acabaron con el caso en el correo del despacho | 15 de 17 | 4 al 13 de octubre de 2026 |
En esos diez días, los casos que María mandó al despacho fueron recados para el equipo (9), averías (3), recados para una persona concreta (2), consultas de actas (2) y un pedido de recibo. Dos se marcaron como urgentes.
Son las cifras de un despacho pequeño, y por eso se nota cada caso: lo que entra a las 17:00 o en sábado llega ya escrito, con los datos completos y en el correo de quien lo lleva, y el equipo lo encuentra al abrir, sin haber cogido el teléfono.
¿Qué no hace la IA?
- No avisa al proveedor de la comunidad. Pasa la avería al despacho, que es quien llama al fontanero, al ascensorista o a la aseguradora.
- No está conectada al programa de gestión del despacho. Todo llega por correo y el equipo lo pasa a su programa.
- No promete plazos. Confirma que el aviso está registrado y que el despacho se pondrá en contacto.
- No da precios ni cuotas. El presupuesto de una comunidad nueva lo prepara el despacho.
- No reclama deudas. Los impagos los lleva el despacho; la política de WhatsApp Business no permite usarlo para reclamar deudas.
¿Cuánto cuesta?
Desde 249 € al mes, sin coste de alta, con compromiso anual y con el mantenimiento, el soporte y las mejoras incluidos. El precio final depende del alcance y sale de una auditoría gratuita de 30 minutos. Tubot pone en marcha un agente así en una semana.
Preguntas frecuentes
- ¿Los vecinos mayores usan un asistente de IA por WhatsApp?
- Escriben al WhatsApp de su administrador como escribirían a un familiar, y si prefieren hablar, mandan una nota de voz: María la entiende. WhatsApp es, con diferencia, la aplicación de mensajería más usada en España: el 94,6 % de los internautas la usa habitualmente, según el Panel de Hogares de la CNMC del cuarto trimestre de 2025.
- ¿Qué pasa con una avería urgente fuera de horario?
- María la registra con todos los datos y las fotos, la marca como urgente y la manda al despacho en ese momento. Le dice al vecino con claridad cuándo la verá el equipo, sin prometer plazos.
- ¿Cada gestión llega a la persona que la lleva?
- Sí. Averías, recibos, cuentas, actas, recados y presupuestos tienen cada uno su correo de destino, y cada correo lleva la comunidad, el piso, el nombre y el detalle del caso.
- ¿Sabe el vecino que habla con una IA?
- Sí. María se presenta como asistente de IA en su primer mensaje, como exige el artículo 50 del Reglamento europeo de IA.
Metodología y fuentes
Las cifras de octubre salen del registro de hitos del motor de Tubot, que apunta con fecha lo que pasa en cada conversación (respuesta, correo al despacho, urgencia). El registro empezó el 4 de octubre de 2026, así que el periodo medido va del 4 al 13 de octubre. Las 41 conversaciones de septiembre salen del recuento de la plataforma de mensajería. Se cuentan conversaciones distintas y se excluyen las pruebas internas. El horario de referencia es el del despacho, de lunes a viernes de 9:00 a 14:00, en hora de Madrid. Prieto y Jimeno ha autorizado la publicación de su nombre y de estas cifras.
¿Administras fincas?
Mira cómo trabajaría un empleado digital con tus comunidades en tubot.es, o escribe a Lara, la IA de Tubot, por WhatsApp. Otros casos reales, en control de plagas: RapiPlaga y JGM Sanidad Ambiental.
