Cas d'èxit: administrador de finques amb IA a WhatsApp
TL;DR:
- Un administrador de finques de Madrid que gestiona més de 100 comunitats va automatitzar les incidències de veïns per WhatsApp amb IA.
- Cada incidència queda registrada, classificada i derivada 24/7, amb foto inclosa, sense passar pel telèfon del despatx.
- Les gestions de rebuts (duplicats i consultes) també es resolen automàticament per WhatsApp.
- Implantació en 2-4 setmanes, sense cost de setup, des de 249 €/mes.
El problema: més de 100 comunitats i un telèfon col·lapsat
La IA per a administradors de finques resol un problema molt concret: el volum. Aquest despatx de Madrid gestiona més de 100 comunitats de propietaris, cosa que es tradueix en milers de veïns que truquen o escriuen pel mateix: una humitat, l'ascensor aturat, una bombeta fosa al portal, un duplicat de rebut. Cada incidència consumia una trucada (o diverses), els matins se n'anaven atenent el telèfon i el que entrava a la tarda-nit o el cap de setmana esperava al següent dia laborable, amb el veí sense saber ni tan sols si el seu avís havia arribat.
La solució: les incidències entren soles per WhatsApp
El despatx va implantar un agent d'IA de TUBOT al seu número de WhatsApp. Avui funciona com a finestreta única per als veïns, a qualsevol hora.
Registre d'incidències amb foto, en menys d'un minut
El veí escriu (o envia un àudio, o una foto de l'avaria). El bot identifica la comunitat i l'habitatge, recull la descripció del problema i deixa la incidència registrada amb totes les dades. El veí rep confirmació immediata que el seu avís és al sistema.
Classificació i derivació automàtiques
Cada incidència es classifica per tipus i urgència i es deriva a qui correspon: al gestor d'aquella comunitat o al gremi adequat (lampista, electricista, tècnic d'ascensors). Una fuita d'aigua a les 3 de la matinada no espera que obri el despatx.
Rebuts i gestions freqüents
Les consultes i duplicats de rebuts, una de les gestions més repetides del despatx, també estan automatitzades: el veí els demana per WhatsApp i els rep sense que ningú de l'equip hi intervingui.
Resultats amb més de 100 comunitats
- Les incidències queden registrades en menys d'un minut, a qualsevol hora, els 7 dies de la setmana.
- El despatx estima que la gran majoria dels avisos ja entra per WhatsApp sense generar trucada, alliberant els matins de l'equip per a la feina de gestió real.
- El veí té confirmació i seguiment de la seva incidència, cosa que redueix les trucades repetides de «se sap res del meu tema?».
Si vols veure en detall com funciona aquesta automatització, tens la guia completa a IA per a administradors de finques a WhatsApp.
Com es va implantar
- Mapa de gestions: tipus d'incidència, comunitats, gremis i regles de derivació del despatx.
- Connexió del número de WhatsApp i dels fluxos de registre i derivació.
- Entrenament del bot amb els procediments reals del despatx, incloses les gestions de rebuts.
- Posada en marxa supervisada i ajust amb converses reals de veïns.
Cost, estalvi i termini
| Concepte | Detall |
|---|---|
| Cost mensual | Des de 249 €/mes, producte operat (veure preus) |
| Cost d'implantació | 0 € de setup |
| Termini de posada en marxa | 2-4 setmanes |
| Escala | Més de 100 comunitats ateses des d'un únic número de WhatsApp |
| Cobertura | 24/7: les incidències nocturnes i de cap de setmana també queden registrades |
Preguntes freqüents
- Els veïns grans fan servir un bot de WhatsApp?
- WhatsApp és l'aplicació més utilitzada d'Espanya, amb un 91% d'ús mensual entre internautes segons l'Estudi de Xarxes Socials 2025 d'IAB Spain. El veí no ha d'aprendre res: escriu al WhatsApp del seu administrador com escriuria a un familiar, amb text, àudio o foto.
- Què passa amb una urgència real, com una fuita d'aigua?
- El bot classifica la urgència i deriva l'avís immediatament al gremi o al contacte de guàrdia definit pel despatx, sense esperar l'horari d'oficina.
- Això substitueix l'equip del despatx?
- No: elimina la part mecànica (recollir l'avís, apuntar les dades, passar el part) perquè l'equip dediqui el seu temps a resoldre i a gestionar, no a agafar el telèfon.
- Quant triga a implantar-se amb tantes comunitats?
- Entre 2 i 4 setmanes. El nombre de comunitats no canvia el termini: el bot s'entrena un cop amb els procediments del despatx i escala a totes.
Administres finques i vius enganxat al telèfon?
Una IA al teu WhatsApp pot registrar, classificar i derivar les incidències de totes les teves comunitats 24/7. Demana una demo amb els teus propis procediments: des de 249 €/mes, en 2-4 setmanes i sense cost de setup.
