Cas Prieto y Jimeno: IA al WhatsApp per administrar finques

Actualitzat el 13 d'octubre de 2026. Les xifres d'octubre són les que es van mesurar del 4 al 13 d'octubre de 2026 al registre de converses de l'agent.

En resum

• Administración de Fincas Prieto y Jimeno, despatx de Madrid que administra comunitats de veïns a Las Águilas, Aluche, Cuatro Vientos i Carabanchel, té un empleat digital d'IA de Tubot al seu WhatsApp des del 2 de juliol de 2026. Es diu María.
• El despatx atén de dilluns a divendres de 9:00 a 14:00: 25 de les 168 hores de la setmana. La María recull a qualsevol hora les avaries, els rebuts, els canvis de compte i les consultes dels veïns.
• Del 4 al 13 d'octubre de 2026 va atendre 17 converses; el 41 % va començar fora de l'horari del despatx i el 59 % de les seves respostes es va enviar amb l'oficina tancada.
• D'aquestes 17 converses, 15 van acabar amb el cas al correu de la persona que el porta al despatx, amb les dades completes i, en les avaries, amb les fotos i el vídeo adjunts.
• Entén notes de veu, una cosa important amb molts veïns grans.

Fitxa del cas

Quin problema tenia el despatx?

Un despatx d'administració de finques rep cada dia el mateix: una gotera, l'ascensor aturat, una humitat al garatge, un rebut que algú necessita, un canvi de compte, quan és la pròxima junta. Gairebé tot exigeix apuntar bé unes dades (comunitat, pis, nom, què ha passat) i passar-les a qui ho gestiona. Fet per telèfon, ocupa els matins.

A Prieto y Jimeno els comunicats d'avaria entraven per telèfon i s'apuntaven a mà, i l'oficina obre 25 hores a la setmana: fora d'aquestes hores no hi havia ningú per recollir-los. A més, entre els propietaris hi ha moltes persones grans, que prefereixen explicar el problema parlant abans que escrivint.

Què fa la María al WhatsApp del despatx?

La María atén propietaris i presidents, recull cada gestió amb les dades que el despatx necessita i l'envia per correu a qui la porta. Abans d'obrir una gestió confirma que qui escriu és d'una comunitat del despatx, resumeix les dades i demana la seva conformitat. Sempre es presenta com a assistent d'IA.

1. Recull avaries i sinistres, amb fotos i vídeo

Pregunta la comunitat, el nom, el pis i què ha passat. Ofereix una vegada adjuntar fotos o un vídeo del dany, sense que sigui obligatori, i els envia en el mateix correu de l'avís. Fora d'horari, explica al veí amb naturalitat que l'equip ho veurà el dia feiner següent.

2. Tramita rebuts, comptes i consultes d'actes

Cada tipus de gestió té la seva ruta i el seu responsable al despatx: les peticions de rebuts van a una persona; els canvis de compte bancari i les queixes de rebuts d'aigua, a una altra; les consultes sobre actes, convocatòries, reparacions o obres, a una tercera; i les avaries, a qui les tramita. Cada correu arriba amb les dades ja completes.

3. Pren encàrrecs per a l'equip

Si algú vol parlar amb una persona, la María li pren l'encàrrec i el fa arribar a qui correspon, també a una persona concreta del despatx si l'anomena. El telèfon del despatx el dona sense problema a qui el demana.

4. Atén comunitats que volen canviar d'administrador

Si escriu algú que no és client i busca administrador, recull la zona, la mida aproximada de la comunitat i la seva situació, i ho passa al despatx perquè prepari el pressupost. Mai no dona preus ni quotes.

5. Entén notes de veu

El veí pot explicar l'avaria amb un àudio. La María l'entén i també pot contestar amb veu, tot i que les dades que s'han de rellegir (un telèfon, una adreça, un número de compte) sempre les envia per escrit.

Quins resultats porta?

En aquells deu dies, els casos que la María va enviar al despatx van ser encàrrecs per a l'equip (9), avaries (3), encàrrecs per a una persona concreta (2), consultes d'actes (2) i una petició de rebut. Dos es van marcar com a urgents.

Són les xifres d'un despatx petit, i per això es nota cada cas: el que entra a les 17:00 o un dissabte arriba ja escrit, amb les dades completes i al correu de qui el porta, i l'equip s'ho troba en obrir, sense haver agafat el telèfon.

Què no fa la IA?

• No avisa el proveïdor de la comunitat. Passa l'avaria al despatx, que és qui truca al lampista, a l'ascensorista o a l'asseguradora.
• No està connectada al programa de gestió del despatx. Tot arriba per correu i l'equip ho passa al seu programa.
• No promet terminis. Confirma que l'avís està registrat i que el despatx es posarà en contacte.
• No dona preus ni quotes. El pressupost d'una comunitat nova el prepara el despatx.
• No reclama deutes. Els impagaments els porta el despatx; la política de WhatsApp Business no permet fer-lo servir per reclamar deutes.

Quant costa?

Des de 249 € al mes, sense cost d'alta, amb compromís anual i amb el manteniment, el suport i les millores inclosos. El preu final depèn de l'abast i surt d'una auditoria gratuïta de 30 minuts. Tubot posa en marxa un agent així en una setmana.

Preguntes freqüents

Els veïns grans fan servir un assistent d'IA per WhatsApp?

Escriuen al WhatsApp del seu administrador com escriurien a un familiar, i si prefereixen parlar, envien una nota de veu: la María l'entén. WhatsApp és, amb diferència, l'aplicació de missatgeria més utilitzada a Espanya: el 94,6 % dels internautes la fa servir habitualment, segons el Panell de Llars de la CNMC del quart trimestre de 2025.

Què passa amb una avaria urgent fora d'horari?

La María la registra amb totes les dades i les fotos, la marca com a urgent i l'envia al despatx en aquell moment. Diu al veí amb claredat quan la veurà l'equip, sense prometre terminis.

Cada gestió arriba a la persona que la porta?

Sí. Avaries, rebuts, comptes, actes, encàrrecs i pressupostos tenen cadascun el seu correu de destinació, i cada correu porta la comunitat, el pis, el nom i el detall del cas.

Sap el veí que parla amb una IA?

Sí. La María es presenta com a assistent d'IA en el primer missatge, com exigeix l'article 50 del Reglament europeu d'IA.

Metodologia i fonts

Les xifres d'octubre surten del registre de fites del motor de Tubot, que anota amb data el que passa en cada conversa (resposta, correu al despatx, urgència). El registre va començar el 4 d'octubre de 2026, així que el període mesurat va del 4 al 13 d'octubre. Les 41 converses de setembre surten del recompte de la plataforma de missatgeria. Es compten converses diferents i s'exclouen les proves internes. L'horari de referència és el del despatx, de dilluns a divendres de 9:00 a 14:00, en hora de Madrid. Prieto y Jimeno ha autoritzat la publicació del seu nom i d'aquestes xifres.

Administres finques?

Mira com treballaria un empleat digital amb les teves comunitats a tubot.es, o escriu a la Lara, la IA de Tubot, per WhatsApp. Altres casos reals, en control de plagues: RapiPlaga i JGM Sanidad Ambiental.